Vergadering

In het bedrijfsleven zijn ze niet weg te denken: vergaderingen. Vergaderen kunt u doen voor verschillende doeleinden. Men onderscheidt de brainstormvergadering, de instructievergadering, de informatieve vergadering en de besluitvormende vergadering.

 

Soorten vergadering

 

Brainstormvergadering

Bij het brainstormen poogt men voor een probleem verschillende oplossingen boven water te krijgen. Het is daarbij belangrijk dat de deelnemers zich losmaken van ieder oordeel. Ook wanneer een oplossing in eerste instantie niet haalbaar lijkt, moet deze tijdens de brainstormvergadering toch worden genoemd. Iemand anders kan namelijk eer op het idee inhaken, iets dat kruisbestuiving wordt genoemd. Kwantiteit gaat boven kwaliteit bij de brainstormvergadering: hoe meer ideeën, hoe beter.

 

 

Instructievergadering

Deze vergadering is bedoeld voor het geven van instructies. Er worden in deze vergadering geen ideeën bedacht en geen besluiten genomen. Beslissingen zijn al gemaakt en in de instructievergadering worden deze uitgelegd, samen met de te nemen acties. Een voorbeeld van een instructievergadering is uitleg over een nieuwe rolverdeling en werkwijze op een afdeling.

 

 

Informatieve vergadering

Bij de informatieve vergadering draait het om het uitwisselen van informatie tussen de deelnemers. Er worden op deze vergadering geen besluiten genomen. De informatieve vergadering wordt door sommige mensen een beetje ouderwets gevonden, omdat er tegenwoordig andere manieren bestaan om informatie uit te wisselen (internet, telefoon).

 

 

Besluitvormende vergadering

In de besluitvormende vergadering worden besluiten genomen aan de hand van standpunten van de deelnemers. Deze vorm van vergaderen vindt bijvoorbeeld plaats op managementniveau.

 

 

Mediation (conflictbemiddeling)

Mediation is een vorm van vergadering waarbij er tussen twee partijen die een conflict met elkaar hebben, wordt onderhandeld. De voorzitter bij mediation wordt vaak de mediator (bemiddelaar) genoemd.

 

 

De deelnemers van de vergadering

Een vergadering heeft altijd een voorzitter en een notulist.

 

 

Voorzitter van de vergadering

De voorzitter van de vergadering stuurt tijdig een uitnodiging rond aan de deelnemers. Tijdstip en locatie staan daarin vermeld. Ook stuurt de voorzitter de agenda van de vergadering mee en eventuele benodigde vergaderstukken. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter dat de deelnemers op tijd in het bezit zijn van de vergaderstukken.

 

De agenda van de vergadering kan bijvoorbeeld zijn:

 

1) Opening

2) Het doel van de vergadering verduidelijken

3) Vaststelling van agenda en regels

4) Wat verder ter tafel komt

5) Rondvraag

6) Afsluiten

 

 

Notulist

De notulist maakt de notulen. Hij schrijft op wat er in de vergadering besproken en besloten wordt. Deze notulen worden na de vergadering aan alle deelnemers rondgestuurd. De notulist kan actief deelnemen aan de vergadering, maar beter is het om een neutraal persoon aan te wijzen als notulist. Zo kan de persoon zich volledig richten op het luisteren en het opschrijven van het besprokene.